Văn bản tiếng Anh được sử dụng trong môi trường kinh doanh, thương mại có rất nhiều loại. Tuy nhiên có 5 loại chính sau đây. Hãy đọc bài viết để nắm chắc về 5 loại văn bản này, tránh bị “ngộp” khi chẳng may vấp phải chúng nhé!
1 – Thư đề nghị (An inquiry)
Thư đề nghị (An inquiry)
thường được sử dụng khi bạn cần thêm thông tin về sản phẩm hay dịch vụ nào đó. Loại thư này được gửi qua email tới bên cung cấp dịch vụ, trong đó bạn sẽ yêu cầu phía bên cung cấp gửi bạn thêm các thông tin mà bạn cần. Bạn cũng có thể gửi dạng yêu cầu đề nghị này qua hòm thư chat trực tiếp với bên cung cấp dịch vụ nữa nhé.
Dưới đây là ột số cụm từ thường sử dụng trong thư đề nghị.
Mở đầu thư:
Dear Sir/ Madam, (Kính gửi ông/ bà)
To whom it may concern, (Gửi đến những ai quan tâm/ có liên quan)
Đưa các thông tin tham khảo hay lý do vì sao bạn biết đến sản phẩm đó:
Regarding your advertisement (ad) in… (Theo quảng cáo của quý công ty tại …)
With reference to your advertisement in… (Sau khi xem quảng cáo của công ty ông/ bà tại …)
Yêu cầu được xem catalog hoặc brochure:
Could you please send me information on… (Có thể gửi cho tôi thông tin về…).
Hỏi thêm những thông tin khác:
Could you tell me whether… (Xin hãy cho tôi biết…)
I would also like to know… (Tôi cũng muốn biết về…)
Kết thư bằng một lời kêu gọi hành động:
Could you please give me a call between the hours of… (Hãy gọi lại cho tôi vào lúc…)
I look forward to hearing from you… (Rất mong nhận được hồi đáp từ quý công ty)
Kết thúc:
Để kết thúc thư đề nghị, bạn có thể sử dụng 2 cụm từ sau (2 cụm này đều có nghĩa là “trân trọng”)
“Sincerely”
“Yours faithfully”
2 – Thư điều khoản và điều lệ (Account terms and conditions)
Khi một khách hàng mới bắt đầu mở tài khoản, mua hàng hay sử dụng dịch vụ do công ty của bạn cung cấp, bạn sẽ cần cho họ biết các điều khoản và điều lệ (Account terms and conditions)
Hoặc ngược lại, bạn mua hàng và nhận được thư điều khoản và điều lệ từ phía nhà cung cấp. Đây là một loại văn bản tiếng Anh thương mại bạn gặp nhiều nhưng không để ý. Tuy nhiên thì văn bản này lại rất quan trọng nếu bạn làm việc với các khách hàng doanh nghiệp và họ quan tâm tới các điều khoản và điều lệ.
Dưới đây là những nội dung và cụm từ quan trọng trong thư điều khoản và điều lệ:
Cảm ơn khách hàng: Thank you for opening an account with us… (Cảm ơn bạn đã đăng kí tài khoản với chúng tôi…)
I would like to take this opportunity … (Tôi muốn có cơ hội để…)
I will be happy to answer any questions you may have regarding… (Tôi rất sẵn lòng giải đáp bất cứ thắc mắc nào của bạn về….)
Invoices are payable within … (Hóa đơn phải được thanh toán trong…)
Sách Tiếng Anh Cơ Bản là bộ học liệu độc quyền do Elight xây dựng, cung cấp đầy đủ kiến thức nền tảng tiếng Anh bao gồm Phát Âm, Từ Vựng, Ngữ Pháp và lộ trình ôn luyện bài bản 4 kỹ năng Nghe, Nói, Đọc Viết.
Bộ sách này dành cho:
☀ Học viên cần học vững chắc nền tảng tiếng Anh, phù hợp với mọi lứa tuổi.
☀ Học sinh, sinh viên cần tài liệu, lộ trình tỉ mỉ để ôn thi cuối kỳ, các kì thi quốc gia, TOEIC, B1…
☀ Học viên cần khắc phục điểm yếu về nghe nói, từ vựng, phản xạ giao tiếp Tiếng Anh.
3 – Thư đặt hàng (Placing an order)
Thư đặt hàng (Placing an order) là loại văn bản tiếng Anh thương mại bạn sẽ gặp nhiều nhất nếu bạn làm việc ở những công ty, xưởng, doanh nghiệp liên doanh hay nước ngoài. Bởi đây là những tổ chức có hoạt động mua – bán trao đổi nhiều với các công ty nước ngoài.
Khi viết thư đặt hàng, cũng giống những loại văn bản thương mại khác, quan trọng nhất là ngắn gọn, trang trọng và rõ ràng, đặc biệt là các con số, mặt hàng được đề cập.
Một số mẫu câu và cụm từ thường xuất hiện trong thư đặt hàng:
According to your website/magazine/advertisement, etc. (Theo thông tin trên website/ tạp chí/ tờ rơi…)
Would you please send… (Có thể gửi cho tôi…)
COD (viết tắt của Cash On Delivery) (Thanh toán khi nhận hàng)
4 – Thư xác nhận (Letters of acknowledgment)
Nếu bạn nhận được thư đặt hàng (Placing an order) của khách thì bạn cần viết thư xác nhận (Letters of acknowledgment) lại lại đúng không nào? Thư xác nhận cũng giống thư đặt hàng, nó thường được viết theo văn phong trang trọng, ngắn gọn và rõ ràng.
Một số mẫu câu và cụm từ thương dùng trong thư xác nhận:
I hereby acknowledge the receipt of the following documents… (Tôi xác thực việc nhận các tài liệu dưới đây…)
I am acknowledging receipt of… (Tôi xác nhận đã nhận được…)
5 – Thư xin việc (Cover letters)
Đây là văn bản tiếng Anh cực kì quan trọng khi bạn muốn tìm kiếm cơ hội việc làm ở công ty nước ngoài. Một bức thư xin việc “xuất sắc” sẽ bao gồm một đoạn tự giới thiệu ngắn, sau đó nhấn mạnh những thông tin quan trọng trong hồ sơ để “ghi điểm” trong mắt nhà tuyển dụng.
Khi viết thư xin việc, bạn cần đảm bảo 3 yếu tố:
Đề cập đến vị trí muốn ứng tuyển
I’m interested in applying for … (Tôi rất mong được ứng tuyển vào vị trí…)
I would like to apply for the position of … (Tôi muốn ứng tuyển vào vị trí….)
Làm nổi bật những thế mạnh của bạn
During …., I improved (furthered, extended, etc.) my knowledge of…, (Trong quãng thời gian…., tôi đã cải thiện (mở rộng, nâng cao) kiến thức về…)
As you can see from my enclosed resume, my experience and qualifications match this position’s requirements. (Như những điều đề cập trong lí lịch đính kèm, tôi tin rằng kinh nghiệm làm việc và thế mạnh cá nhân của mình đáp ứng được những yêu cầu của vị trí này.)
I was responsible for … (Tôi từng chịu trách nhiệm về…)
Kêu gọi hành động từ phía nhà tuyển dụng bằng việc đến buổi phỏng vấn sắp tới
I look forward to speaking with you personally. (Tôi rất mong được trực tiếp gặp mặt ông/ bà)
I look forward to an opportunity to speak with you in person. (Tôi rất mong chờ có cơ hội được gặp mặt trực tiếp với quý công ty)
I look forward to discussing how I can … (Tôi mong được thảo luận về việc làm thế nào để tôi…)
Trên đây là 5 loại văn bản tiếng Anh thương mại được sử dụng nhiều trong kinh doanh, tổ chức, sản xuất nhiều nhất. Bạn nên nắm rõ về 5 loại văn bản này tránh bị ngột khi gặp phải nhé! Để luyện tập nhiều hơn nữa, hãy đăng ký khoá học tiếng Anh dành cho người đi làm cùng Elight tại đây.
ĐỌC THÊM bài viết tại đây