Email tiếng Anh đang là công cụ bàn bạc thông báo mau chóng, được dùng rộng rãi trong công việc và cuộc sống hiện nay. Đây không chỉ là dụng cụ kết nối, truyền đi thông điệp mà nó còn là đại diện cho sự chuyên nghiệp của người sử dụng. Bài viết này hướng dẫn các bước viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp bên dưới các bạn chú ý nhé.
Nhưng trước khi bắt đầu vào phần chính, hãy cùng Eng4 khám phá những phần căn bản của một email thông thường trước nha.
Cấu trúc của một Email thông thường
Các phần căn bản một email tiếng Anh thương mại gồm các phần như sau:
➢ Một Email thông tường sẽ bắt đầu với phần GREETING
Chúng ta có thể dùng một số cụm từ sau để dung chào hỏi dưới email:
| Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ), Dear Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận) Dear Sir/Madam (nếu không biết tên người nhận).Thank you for your email on April 1 st . It was my pleasure meeting you at the conference last week. |
Ví dụ: Dear Mrs.Price
Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….
➢ Tiếp theo là OPENING COMMENT
Thông thường đây là các câu nghi vấn thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình ngày nay của người nhận
Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp , chúng ta cần phải mở đầu với từ cám ơn “thanks”
Ví dụ: Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên hệ tới đơn vị ABC)
Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)
Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là các câu chúc:
➢ Phần tiếp theo của email là INTRODUCTION.
Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ nguyên nhân tại sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp đầy đủ mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:
| I am writing to + verb… |
Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.
Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.
Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”
Chú ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh chóng và gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn
➢ Đến phần MAIN POINT
Bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt.
Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư.
Các bước để có một Email chuyên nghiệp
Những bức thư mang tính chất trang trọng thường là nhằm mục đích khám phá thông báo, xin việc, đăng kí học hay góp ý…
Thư mang tính chất tư nhân thì khác, dù dài hay ngắn thì đều được viết theo ngôn ngữ nói và thoải mái, không trang trọng, thường sử dụng viết cho gia đình hoặc bạn bè.
- Chào đầu thư
- Đoạn văn giới thiệu: nêu lí do viết thư hoặc lời cám ơn
- Nội dung: có thể là một hay nhiều đoạn văn
- Mẫu câu chuẩn bị kết thư: Nêu một số gì bạn mong đợi từ người nhận thư, cóthể là buộc phải phản hồi sớm hoặc yêu cầu gặp mặt…
- Chào kết thư
- Tên/ Chữ kí
| Thư mang tính trang trọng | Thư thân mật | |
| Chào đầu thư | Dear Mr/ Mrs + surnameKính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư) | Hello/ Hi + nameXin chào/ Chào + tên |
| Dear Sir or MadamKính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi chưa biết tên họ của người nhận) | Dear + nameGửi + tên | |
| Hi there!Chào đằng ấy! | ||
| Bắt đầu viết thư | Thank you for your letter/ email about…Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về… | Thanks for your letter/ email.Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé! |
| Many thanks for your letter/ email.Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều. | Thanks for writing to me.Cảm ơn vì đã đã viết thư cho mình | |
| I am writing to yêu cầu information about/ inform you about/ complain about, apologise for…Tôi viết thư này nhằm buộc phải thông báo về…/ để thông tin cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì… | I am writing to tell you about…Mình viết để kể với bạn về… | |
| I am writing with reference to your letter.Tôi viết bức thư này để giải đáp cho bức thư trước của bạn. | Guess what?Bạn đoán được không? | |
| I would like to offer congratulations on…Let me congratulate you on…Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về… | How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday?Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi của bạn thế nào? | |
| I’m sorry I haven’t written for a while…Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn… | ||
| It was great to hear from you again.Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn. | ||
| Chuẩn bị kết thư | I look forward to hear from you without delay.Tôi mong phản hồi của ông/ bà sẽ sẽ được đưa ra mà không có sự trì hoãn nào. | Hope to hear from you soon.Mong sớm nhận được thư của cậu. |
| I look forward to meeting you.Tôi mong sớm được gặp ông/ bà | Looking forward to seeing you/ hearing from you.Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm. | |
| I hope to hear from you at your earliest convenience.Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể dưới khả năng của ông/ bà. | I can’t wait to meet up soon.Mình chẳng thể đợi đến khi chúng ta gặp nhau. | |
| Write back soon. (Nhớ viết lại sớm nhé.) | ||
| Chào kết thư | Yours faithfullyNếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, chấm dứt thư với “Trân trọng”. | Best wishes.Dành cho bạn một số lời chúc tốt đẹp nhất. |
| Your sincerelyNếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”. | Love. (Yêu bạn.) | |
| Regards/ Best regards/ Kind regards.Trân trọng. | All the best. (Mọi điều tốt nhất.) | |
| Xxx. (Hôn bạn) | ||
| Xoxo. (Ôm và hôn bạn.) | ||
| Keep in touch. (Giữ liên hệ nhé!) |
Lưu ý: Nếu viết email, bạn nên đặt Tiêu đề (subject) cho email trước khi gửi đi. Tiêu đề email cần ngắn gọn, nêu rõ trọng tâm của nội dung, tranh để tiêu đề thiếu nội dung, quá mơ hồ hoặc quá dài, gợi ý ra quá nhiều chủ đề hoặc cho thấy email không quan trọng.
Những mẫu câu thông dụng
➢ Trình bày nguyên nhân viết email
Sau phần chào hỏi thông thường, bạn cần phải trình bày lí do viết email tại đoạn mở đầu. Một số chiếc câu bạn có thể áp dụng là:
Tôi viết email này để liên lạc về vấn đề…
Liên quan đến việc…
Tôi thay mặt…viết email này để…
Xin ông / bà / tổ chức cho phép tôi…(đây là cách viết rất trang trọng, thường sử dụng dưới lần trước hết liên lạc với đối tác)
➢ Đưa ra lời yêu cầu, bắt buộc
Là một dưới hai nội dung phổ biến nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Anh, lời yêu cầu, bắt buộc dưới email nên lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Bốn chiếc câu thông dụng gồm:
Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ tổ chức có thể cung ứng thêm thông báo cụ thể về…
Xin ông/ bà/ tổ chức vui lòng…
Chúng tôi rất để ý đến… và muốn…
Chúng tôi đã chăm chút tham quan xét… và kỳ vọng được…
➢ Xin lỗi người nhận email
Trong quá trình cộng tác, buôn bán, cứng cáp sẽ không tránh khỏi các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành nhưng vẫn chuẩn mực, bạn có thể tham khảo:
Chúng tôi rất tiếc phải thông tin với bạn rằng…
Xin hãy bằng lòng lời xin lỗi chân thành về…
Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về các bất tiện đã gây ra cho khách hàng do…
Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong ông / bà có thể chấp nhận…. như một khoản bồi thường.
➢ Đề cập đến tài liệu đính kèm
Thông thường khi gửi email thương mại, chúng ta rất hay đính kèm một số tài liệu liên quan. Để thông tin, nhắc nhở người nhận không cất sót phần này, bạn cần phải nói:
Xin lưu ý đến….đã được đính kèm dưới email.
Bạn sẽ rinh thấy…được đính kèm dưới email này.
Tôi đã đính kèm…
Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau (với cách này, bạn sẽ có thể sử dụng kèm thêm động từ.)
➢ Kết thúc email
Cuối cùng, để tỏ rõ nhã ý, bạn không cần phải chấm dứt email thương mại bằng một lời chào đơn giản. Thay vào đó, hãy giữ liên hệ với người nhận theo một số cách như:
Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên lạc với tôi.
Tôi hi vọng email này đã trả lời câu hỏi của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.
Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…
Như vậy các bước hướng dẫn cách viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp ở trên các bạn đã nắm cơ bản. Chúc các bạn tìm hiểu hêm nhiều cách viết Email khác theo cách riêng của bản thân nhé. Nhưng cơ bản để có 1 Email chuyên nghiệp bạn nên tuân thủ các quy tắc phía trên. Nếu có thắc mắc gì bạn có thể bình luận bên dưới bài viết này chúng tôi sẽ giải đáp ngay nhé.