Hiện nay, viết thư Tiếng Anh thương mại là một công việc quen thuộc với những ai đã đi làm khi muốn trao đổi thông tin qua lại giữa các đối tác và khách hàng. Chính vì thế, hôm nay Eng4 sẽ hướng dẫn cho các bạn cách viết thư tiếng Anh thương mại thật đơn giản, dễ hiểu và đầy đủ nhất.
Như các bạn đã biết, ngày nay ngoài việc chúng ta kết nối với nhau qua các phương tiện truyền thống thì có một loại hình kết nối thông tin liên lạc khác cũng phát triển mạnh đó là thư điện tử (mail). Bởi tính tiện lợi và nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, có thể cập nhật thông tin liên tục mà không sợ sự chậm trễ.
Thế nhưng, khác với các loại thư bình thường như thư thăm hỏi, thư kết bạn,…thì thư tiếng anh thương mại mang tính chất đặc trưng và khác biệt. Bởi vì mục đích của việc trao đổi qua thư tín là để giao dịch làm ăn của thương gia nên đòi hỏi tính chất của bức thư phải là nghiêm túc, trang trọng và đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết. Vì thế đòi hỏi người viết phải có kỹ năng viết thư tín thương mại đạt chuẩn nhất.
Vậy làm thế nào để viết thư tiếng anh thương mại? Hãy để Eng4 hướng dẫn thật tường tận cho các bạn nhé!
Đầu tiên, cấu trúc của một bức thư tiếng anh thương mại, gồm có 3 phần:
-Chào hỏi ( Salutation)
-Nội dung ( body)
-Kết luận ( Conclusion)
Vậy trong mỗi phần, chúng ta cần những thông tin chi tiết nào?
1. Chào hỏi ( Salutation)
– Khi đã biết tên người nhận, chúng ta sẽ viết: Dear Mr/Ms/Mrs… + tên người nhận
Ex: Dear Mr. Tom, Dear Ms.Linh, Dear Mrs.Hoa
– Khi chưa biết tên người nhận: Dear sir/madam
2. Nội dung (Body)
– Đưa ra lý do viết thư:
+ Thank you for sending email to us – Cảm ơn vì đã gửi email tới chúng tôi
+ I am writing this letter to inform you that… – Tôi viết thư naỳ để thông báo với anh/chị rằng…
– To confirm…
– để xác nhận
-To request about …
– để yêu cầu
EX: + I would like to inform you that…- Tôi muốn thông báo với anh/chị rằng…
+ In reply to your request…- Tôi xin trả lời yêu cầu của anh/chị…
– Trường hợp muốn đề cập nội dung email trước đó, chúng ta sẽ viết:
+ Thanks for your prompt reply – Cảm ơn vì phản hồi sớm của anh/chị
+ With reference to you email sent …(date). Regarding to your email requesting for..- Như email đã gửi ngày…..Liên quan đến yêu cầu trong email của anh/chị về…
+ According to our meeting yesterday…- Theo như cuộc họp của chúng ta ngày hôm qua…
+ Based on our previous conversation… – Dựa trên cuộc hội thoại trước…
-Trường hợp muốn đề nghị hay yêu cầu vấn đề:
+ We look forward to receiving…- Chúng tôi mong chờ nhận được…
+ Could you please send me…- Anh/chị vui lòng gửi cho tôi…
+ I would like to receive…- Tôi muốn nhận…
+ I would be grateful if you could …- Tôi lấy làm biết ơn nếu anh/chị có thể…
+ Could you please provide me…- Anh/chị có thể cung cấp cho tôi…
+ I would like to request you to…- Tôi muốn yêu cầu anh/chị…
-Trường hợp thông báo:
+ I am pleased to announce that…- Tôi rất vui khi thông báo rằng…
+ I would like to inform that…- Tôi muốn thông báo rằng…
+ You will be pleased to learn that…- Anh/chị sẽ rất vui khi biết được rằng…
+ I am afraid it would not be possible that…- Tôi e là không thể…
+ I would like to express my dissatisfaction with…- Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của tôi với…
-Trường hợp đưa ra lời đề nghị giúp đỡ:
+ Would you like me to…? – Anh/chị có muốn tôi…?
+ Please do not hesitate to ask/ contact me…- Đừng ngần ngại hỏi/liên hệ với tôi…
-Trường hợp đưa ra lời hứa hẹn:
+ I will contact you again – Tôi sẽ liên lạc với anh/chị lần nữa
+ I will reply you as soon as possible – Tôi sẽ trả lời anh/chị ngay khi có thể
+ Please contact me soon – Vui lòng liên lạc với tôi sớm
-Trường hợp thông báo về file đính kèm và kết thúc nội dung:
+ Thanks for your help/ consideration – Cảm ơn sự giúp đỡ/xem xét của anh/chị
+ Please find attached…- Vui lòng tìm…
+ Please see the enclosed file of…- Vui lòng xem file đính kèm …
+ I enclosed the file as below…- Tôi đã đính kèm tài liệu dưới đây…
3. Kết luận (Conclusion)
+ We are looking forward to hearing from you
+ Best regards – Thân ái
+ Your sincerely – Trân trọng
Một số chú ý khi viết thư tiếng anh thương mại không thể bỏ qua:
– Không được dùng các từ viết tắt
Ex: I am thay vì dùng I’m; We would thay vì dùng We’d,..
– Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: would, could, please, sir/madam,…
-Nội dung súc tích, đề cập vào vấn đề chính
-Đảm bảo cấu trúc 3 phần: Mở đầu, nội dung, kết luận.