Một số email bằng Tiếng Anh trong công việc

Phần 1: TRONG QUÁ TRÌNH TÌM VIỆC (JOB SEARCH)

1. Bạn cần sự giúp đỡ từ mạng lưới của mình để tìm được việc

Trường hợp 1: Gửi tới nhiều người
“Hi friends and colleagues,
I hope all is well!
As many of you know, I have been at my current position as Account Executive for Smith PR for almost 3 years. I have recently decided to look for a new challenge in the public relations field and am reaching out to you to ask for your help with any leads or contacts.
I am looking for a mid-level public relations position in San Francisco, ideally in the tech or consumer products field. I am particularly interested in joining an agency, but would also consider interesting in-house work.
If you know of any job opportunities or leads that you might be able to share with me, please send them my way. Below, I have included a list of my past experience, my target positions, and my list of dream companies. I have also attached my resume for your reference, and feel free to pass it along.
Thanks in advance for your help! I hope you all are doing well and hope to catch up with you individually soon.”
Bản dịch: 
Chào bạn bè và đồng nghiệp của tôi,
Tôi hy vọng tất cả mọi người đều mạnh khỏe
Như các bạn đã biết, tôi đã giữ vị trí Giám đốc tài chính cho Smith PR được gần 3 năm. Gần đây tôi đã quyết định tìm kiếm một thách thức mới trong lĩnh vực quan hệ công chúng và đang liên hệ với bạn bè để nhờ họ giúp đỡ.
Tôi đang tìm kiếm một vị trí quan hệ công chúng cấp trung ở San Francisco, lý tưởng hơn nếu là trong lĩnh vực sản phẩm công nghệ hoặc tiêu dùng. Tôi đặc biệt thích tham gia vào một cơ quan, nhưng cũng sẽ xem xét công việc nội bộ thú vị.
Nếu bạn biết bất kỳ cơ hội việc làm hoặc khách hàng tiềm năng nào, bạn có thể chia sẻ với tôi, vui lòng gửi cho họ thông tin của tôi nhé! Dưới đây, tôi đã bao gồm một danh sách kinh nghiệm trong quá khứ của tôi, vị trí mục tiêu của tôi và danh sách các công ty mơ ước của tôi. Tôi cũng đã đính kèm sơ yếu lý lịch của mình để bạn tham khảo và cảm thấy thoải mái khi chuyển nó đi.
Cảm ơn trước sự giúp đỡ của các bạn! Tôi hy vọng tất cả các bạn sẽ giúp đỡ tôi để tôi sớm đạt được mong muốn của mình.

Trường hợp 2: Gửi tới một người nhất định
“Hi Susan,
I hope all is well! I saw the photos of the conference you held last month on Facebook—it looked like a fantastic event.
I’m reaching out because I’m currently seeking a new position. As you know, I have been Smith PR for almost three years, but I’m ready for a new challenge in the tech PR world.
I know that you used to do work for Ogilvy, which is on my short list of dream companies. Do you still have any contacts there, and if so, is there someone that might be willing to do an informational interview with me? Any introductions you could make would be greatly appreciated.
In addition, if you know of any job opportunities or leads that you might be able to share with me, please send them my way. I’ve attached my resume for your reference, and feel free to pass it along.
Thanks in advance for your help! Please keep me posted on how things are going and if there’s anything I can do to return the favor.”

Bản dịch:
Chào Susan,
Tôi hy vọng bạn khỏe mạnh! Tôi đã nhìn thấy những bức ảnh về hội nghị mà bạn tổ chức vào tháng trước trên Facebook -thật là một sự kiện tuyệt vời.
Tôi đã quan tâm đến nó vì tôi hiện đang tìm kiếm một vị trí mới. Như bạn đã biết, tôi đã làm cho Smith PR được gần ba năm, nhưng tôi sẵn sàng cho một thử thách mới trong thế giới PR.
Tôi biết rằng bạn đã từng làm việc cho Ogilvy, đây cũng nằm trong danh sách ngắn hạn về các công ty tôi mơ ước. Bạn có còn bất kỳ mối liên hệ nào ở đó không, và nếu có, liệu có ai đó có thể sẵn sàng thực hiện một cuộc phỏng vấn với tôi chứ? Bất kỳ lời giới thiệu nào của bạn sẽ làm tăng thêm độ tin tưởng.
Ngoài ra, nếu bạn biết về bất kỳ cơ hội việc làm hoặc đối tác tiềm năng nào mà bạn có thể chia sẻ với tôi nhé, hoặc gửi thông tin của tôi cho họ. Tôi đã đính kèm sơ yếu lý lịch của mình để bạn tham khảo và cảm thấy thoải mái khi chuyển nó..
Cảm ơn về sự giúp đỡ của bạn! Hãy thông báo cho tôi biết mọi thứ đang diễn ra như thế nào và nếu có bất cứ điều gì tôi có thể làm để trả đáp lại sự ủng hộ của bạn nhé.

2. Bạn cần viết một note cảm ơn về buổi phỏng vấn

“(Subject) Thank You
(Body)
Hi Mr.Nam,
Thank you so much for meeting with me today. It was such a pleasure to learn more about the team and position, and I’m very excited about the opportunity to join AIM company and help bring in new clients  with your team.
I look forward to hearing from you about the next steps in the hiring process, and please do not hesitate to contact me if I can provide additional information.
Best regards,
Lan.

Bản dịch:

Cảm ơn anh rất nhiều vì đã gặp tôi hôm nay. Thật là một niềm vinh hạnh khi tôi đã được tìm hiểu thêm về đội nhóm và vị trí làm việc, và tôi rất vui mừng khi có cơ hội tham gia vào công ty AIM và giúp mang lại khách hàng mới với nhóm của bạn.
Tôi mong muốn được nghe từ bạn về các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng, và xin vui lòng liên hệ với tôi nếu tôi có thể cung cấp thêm thông tin.
Trân trọng,
Lan

3. Bạn muốn từ chối một lời đề nghị công việc

Bước 1: Thể hiện sự biết ơn và cảm kích
• “Thank you so much for the offer for the Marketing Manager position. I so appreciate you taking the time to consider me and for answering so many of my questions about the company and role.”
• “Thank you again for the interview last week—it was great to meet the team and see the offices. I enjoyed learning about the Operations Director position, and I appreciate this generous offer.”
Bản dịch:  Cảm ơn bạn rất nhiều vì lời đề nghị cho vị trí Giám đốc Marketing. Tôi rất cảm kích việc bạn đã dành thời gian cho tôi và đã trả lời những câu hỏi về công ty mà tôi đặt ra.
Cảm ơn bạn một lần nữa cho cuộc phỏng vấn tuần trước, thật tuyệt khi gặp gỡ các phòng ban ở văn phòng. Tôi rất thích tìm hiểu về vị trí Giám đốc điều hành và tôi cảm kích lời đề nghị hào phóng này.

Bước 2: Đưa ra một lý do ngắn gọn và hợp lý
•“After careful consideration, I’ve decided to accept a position at another company.”
•“After much thought, I’ve decided that now is not the best time to leave my current position.”
•“While this position seems like a great opportunity, I have decided to pursue another role that will offer me more opportunities to pursue my interests in marketing and social media.”
Bản dịch:
• Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định chấp nhận một vị trí tại một công ty khác.
• Sau khi suy nghĩ, tôi đã quyết định rằng bây giờ không phải là thời điểm tốt nhất để rời khỏi vị trí hiện tại của tôi.
• Có lẽ vị trí này  là một cơ hội tuyệt vời, tôi đã quyết định theo đuổi một vai trò khác sẽ mang đến cho tôi nhiều cơ hội hơn để thỏa mãn sở thích của mình trong tiếp thị và truyền thông xã hội.

Bước 3: Hãy giữ liên lạc
•“I hope to see you next month at the conference we’re both attending.”
• “It’s been a pleasure getting to know you, and I hope that we cross paths in the future.”
• “Again, thank you for your time and support, and I wish you all the best.”
Bản dịch:
• Tôi hy vọng sẽ gặp lại bạn vào tháng tới tại hội nghị mà chúng ta tham dự.
• Thật vui khi  được làm quen với bạn, và tôi hy vọng rằng chúng ta sẽ gặp nhau trong tương lai.
• Một lần nữa, cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự hỗ trợ tôi, tôi chúc bạn mọi điều tốt đẹp nhất.

PHẦN 2: TRONG CÔNG VIỆC HẰNG NGÀY (IN THE OFFICE)

1. Bạn không chắc về yêu cầu mà người gửi muốn truyền đạt

Có rất nhiều emails được soạn rất nhiều chữ, nhưng nội dung không có gì rõ ràng, và bạn cảm thấy khó hiểu và mơ hồ về thứ người gửi yêu cầu. Nó có vẻ giống như một trường hợp thử thách trong công việc, nhưng cách giải quyết vấn đề như thế này khá đơn giản: Hãy lịch sự gửi một bức thư đính chính lại vấn đề.
•“Thanks so much for your email, Nhi. There’s a lot to think about here. In the interest of getting back to you promptly, could you help me understand exactly what you’d like me to assist with?”
•“Thanks so much for your email, Nhi. Can you please give me a little more context on the situation here, and send over [the information about or data necessary to answer]? Once you send that over, I’ll be able to respond.”
Bản dịch:
•Cảm ơn về email của Nhi. Nhưng có nhiều vấn đề được đặt ra ở đây. Để có thể nhanh chóng giải quyết những điều bạn cần, bạn có thể giúp tôi hiểu chính xác những gì bạn muốn tôi hỗ trợ không?
• Cảm ơn rất nhiều về email của Nhi. Bạn có thể vui lòng cho tôi biết thêm thông tin hay một chút bối cảnh về tình huống ở đây và gửi qua không? Khi bạn gửi nó , tôi sẽ có thể trả lời.

2. Bạn muốn bỏ việc

Soạn một lá thư xin từ chức, nếu nói một cách tối giản nhất, nghe có vẻ đáng sợ, nhưng với mẫu thư đơn giản này bạn sẽ có được một lá thư chất lượng và có thể chào tạm biệt công việc này ngay lập tức.
“Dear Mr.Nam,
Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [position title] with [company name]. My last day will be [your last day—usually two weeks from the date you give notice].
Thank you so much for the opportunity to work in this position for the past [amount of time you’ve been in the role]. I’ve greatly enjoyed and appreciated the opportunities I’ve had to [a few of your favorite job responsibilities], and I’ve learned [a few specific things you’ve learned on the job], all of which I will take with me throughout my career.
During my last two weeks, I’ll do everything possible to wrap up my duties and train other team members. Please let me know if there’s anything else I can do to aid during the transition.
I wish the company continued success, and I hope to stay in touch in the future.
Sincerely,
[Your name]”
Bản dịch:
Chào sếp Nam,
Mong anh chấp nhận thư này như thông báo chính thức rằng tôi xin từ chức từ vị trí [chức danh] với [tên công ty]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là [ngày cuối cùng của bạn, thường là hai tuần kể từ ngày bạn thông báo].
Cảm ơn anh rất nhiều vì đã cho tôi cơ hội được làm việc ở vị trí này trong  [lượng thời gian bạn đã đóng vai trò]. Tôi đã rất thích và đánh giá cao những cơ hội mà tôi đã có [một vài trách nhiệm công việc yêu thích của bạn] và tôi đã học được [một vài điều cụ thể bạn đã học được trong công việc], tất cả những gì tôi sẽ thực hiện trong suốt sự nghiệp của tôi.
Trong hai tuần qua, tôi sẽ làm mọi thứ có thể để hoàn thành nhiệm vụ của mình và hướng dẫn các thành viên khác trong nhóm. Xin vui lòng cho tôi biết nếu có bất cứ điều gì khác tôi có thể làm để hỗ trợ trong quá trình bàn giao.
Tôi chúc công ty tiếp tục thành công và tôi hy vọng sẽ giữ liên lạc trong tương lai.
Trân trọng,
Hà.