Email đang ngày càng trở thành một công cụ quan trọng trong công việc, cuộc sống hiện nay. Vậy bạn đã biết cách viết email tiếng Anh như nào cho chuẩn và hay chưa?
Email tiếng Anh ngày càng đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống. Từ những bức thư đơn giản như cảm ơn, xin lỗi, thư mời,… cho tới các thư tín quan trọng trong giao dịch thương mại. Vậy cách viết email tiếng Anh chuẩn, đạt hiệu quả cao như thế nào?
Để có một bức thư email bằng tiếng Anh chuẩn, chuyên nghiệp, bạn cần tuân thủ theo cấu trúc cơ bản sau:
Tùy thuộc vào mục đích viết, người nhận,… mà các phần này có sự biến hóa khác nhau. Do đó, không thể áp dụng một cách máy móc email bằng tiếng Anh cho mọi trường hợp. Nên bạn cần xác định đúng kiểu thư tín, người nhận, mục đích, nội dung truyền tải,… để có được email đạt hiệu quả nhất.
Bật Mí Cách Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh
Email xin việc bằng tiếng Anh đang ngày càng phổ biến trong xã hội ngày nay. Đây là ấn tượng đầu tiên về ứng viên đối với nhà tuyển dụng. Do đó, việc đầu tư vào cách viết email tiếng Anh sao cho chuẩn, tạo ấn tượng, hiệu quả là rất thiết yếu.
a) Lời Chào Ở Đầu Thư
Mở màn cho một bức email, bạn luôn cần có lời chào. Trong trường hợp này, tùy thuộc vào thông tin bạn có được về đơn vị tuyển dụng mà viết lời chào hợp lý.
b) Viết Đoạn Đầu Thư
Sau lời chào, đoạn mở đầu thư cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Đoạn này không cần viết dài, bạn chỉ cần viết từ 1 đến 2 câu để đề cập tới công việc mà bạn muốn ứng tuyển cũng như việc bạn tiếp cận với thông tin đăng tuyển này như thế nào.
c) Phần Nội Dung Chính Của Thư
Trong phần Cover Letter, bạn nên chuẩn bị 2 – 3 đoạn cơ bản. Tránh việc viết lan man, đi vào kể lể vừa khiến mất thiện cảm lại làm tốn thời gian của nhà tuyển dụng. Thay vào đó, nội dung này cần trả lời được những vấn đề chính sau:
d) Đoạn Cuối Thư Email Xin Việc Làm Bằng Tiếng Anh
Đến phần này, bạn cần tóm gọn lại vấn đề cũng như định hướng những bước tiếp theo để bạn ứng tuyển vào vị trí này. Do đó, đoạn này cần có các nội dung sau:
e) Kết Thúc Email
Kết thúc thư, bạn có thể dùng “Best” hoặc “Sincerely”. Cùng với đó là chữ ký tên của bạn. Nếu không thể ký tên vào email thì bạn có thể ghi rõ đầy đủ tên của mình.
Mẹo Viết Email Tiếng Anh Thương Mại
Với người đi làm thì email tiếng Anh thương mại đang là một công việc quen thuộc để trao đổi, giao dịch với các đối tác, khách hàng nước ngoài. Và trong cách viết email tiếng Anh này, bạn cần chú ý tới 3 phần: chào hỏi, nội dung và kết luận.
Chào Hỏi
Mở đầu thư bao giờ cũng là bước chào hỏi. Khi đã biết tên người nhận, bạn nên dùng Dear Mr/Ms/Mrs. Còn nếu chưa biết thì bạn có thể viết: Dear sir/madam.
Nội Dung
Tiếp theo, trong phần nội dung, tùy thuộc vào mục đích, loại thư muốn viết mà bạn triển khai cho hợp lý.
Nếu thư dùng để phàn nàn, thể hiện sự không hài lòng về sản phẩm/dịch vụ của người nhận. Bạn có thể dùng một số mẫu câu sau:
Đây là thư dùng để hỏi về sản phẩm, dịch vụ của đơn vị cung cấp.
Để phúc đáp lại thư khiếu nại của khách hàng, bạn có thể sử dụng một số câu sau trong email của mình:
Để truyền tải ý muốn đặt hàng với đơn vị nhận, bạn có thể sử dụng các câu đơn giản nhưng rõ ràng như:
Kết Luận
Cuối thư, tùy thuộc vào lời chào ở đầu thư mà bạn kết thúc sao cho hợp lý.